Osäkerhet bland företagare kring nya lagen om e-faktura

Alla företag som från och med 1 april blir leverantörer åt stat, kommun och landsting måste skicka e-fakturor enligt en ny europeisk standard. Pappersfakturor, inskannade fakturor och PDF-filer kommer inte längre att vara tillåtna. Det gäller även fakturor som sänds till de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt en del statliga bolag.

I Sverige genomför 200 000 privata företag och organisationer offentliga affärer. Behovet av information och en ökad medvetenhet bland företag är därför stort. Många vet inte vad förändringen innebär och vad som krävs för att leva upp till gällande lagkrav.

– Det är lätt att komma igång. Tekniken för företag att börja fakturera elektroniskt är på plats och det finns lösningar för alla typer av verksamheter. En del små och medelstora företag har svårt att ta klivet över till e-faktura när de endast har ett par fakturor per år, men går man över och blir elektronisk ser man snabbt vinsterna, säger Anna Elverheim, nytillträdd styrelseordförande i nätverket för elektroniska affärer (NEA) samt Hogias e-fakturaexpert.

En vanlig missuppfattning är att företagare likställer pfd-faktura med e-faktura. Men en e-faktura går rakt in i mottagaren system och attesteringen kan därför komma igång snabbare. En pdf-faktura behöver däremot scannas eller läsas in i mottagarens system, vilket tar längre tid och risken för att uppgifter feltolkas är större.

– En stor del av alla fakturor hanteras fortfarande i pappersformat i Sverige. Av de 1,4 miljarder fakturor som årligen skickas skrivs uppskattningsvis en miljard fakturor ut på papper och skickas med vanlig post. Om vi i stället skickar fakturorna elektroniskt skulle vi slippa en stor mängd koldioxidutsläpp per år från distribution av alla dessa brev och ytterligare koldioxidutsläpp från pappersproduktionen, säger Anna Elverheim.

Norge, Danmark och Finland har exempelvis sedan länge en infrastruktur för att skicka och ta emot elektroniska fakturor.